Ons maak almal foute en soms word ons gedwing om vergifnis van ander te vra vir die verwende verhouding. So die briefverontschuldiging is een van die komplekse soorte briewe. Na alles, in hierdie brief raak die skrywer dikwels op sy berou (en soms is daar geen begeerte om verskoning te vra nie, en in besigheidskorrespondensie gebeur dit ook dat jy nie noodwendig vir jou eie foute moet verskoon nie).
Om te vra vir vergifnis is nodig. Die vermoë om te erken dat jy verkeerd is, hul foute en hul gereedheid om hulle terselfdertyd te verbeter, is immers 'n belangrike element van die beeld van elke organisasie. Skriftelike verskonings dra die hoof doelwit as 'n verskoning, terwyl die gesig van die maatskappy gelyktydig bewaar word en die korrupte verhoudings herstel word. Daarbenewens is dit belangrik om die moontlike konflikvoorval te verminder, terwyl die negatiewe gevolge van die fout verminder word. Verontschuldigingsbriewe moet in die volgende gevalle gestuur word:
- Verkeerde gedrag aan u kant teenoor werknemers van 'n ander organisasie (ongeag die oorsaak van onmenslike gedrag).
- As u nie u kontraktuele verpligtinge nakom nie (ook ongeag die rede).
- Verkeerde gedrag van u werknemers, wat 'n soort openbare domein geword het.
- In die geval van force majeure.
Hoe om 'n verskoning brief te skryf?
Skriftelike verskonings het 'n struktuur wat geen spesiale verskille uit die struktuur van 'n gewone besigheidsbrief het nie, maar die onderwerp sal die beste opsie wees as jy die onderwerp van die brief neutraal maak, en nie daarop fokus dat hierdie brief 'n verskoning is nie. Laat die brief deur die hoofbestuurder van die maatskappy onderteken word. Dit is nodig om die indruk te skep dat die bestuurder bewus is van die belangrikheid van die foutiewe probleem en met groot spyt oor wat gebeur het, is dit gereed om vergifnis van die beseerde party te vra. Die teks van 'n verskoning beïnvloed die herstel van die professionele reputasie van u maatskappy of amptenaar.
Afhangende van die vorm, is die teks verdeel in: die inleidende gedeelte, die hoofstuk en die gevolgtrekking. Die verskoning word eers een keer in die inleidende gedeelte van die brief gebring. Die tweede paragraaf is die belangrikste deel. Dit is nodig om die rede vir wat gebeur het, te verduidelik. Vermy die frases "klein probleem", 'n klein vertraging, "ens. Die derde paragraaf is 'n uitdrukking van verdriet, spyt. Die gevolgtrekking moet die hoop uitspreek dat so 'n geval weer sal gebeur.
Moenie vergeet dat as jy alles reg doen nie, dan, in plaas van 'n ontevrede werknemer van 'n ander maatskappy of kliënt, 'n paar permanente kry.